KâhyaMasraf fişi şirkete nasıl işlenir?
Son güncelleme:
Masrafın gider yazılabilmesi için işle ilgili olması ve geçerli bir belgeye dayanması gerekir. Fatura sınırının altındaki alımlarda yazar kasa (ÖKC) fişi kullanılabilir; sınırın üstünde şirket unvanı ve vergi numarasıyla fatura alınmalıdır. Çalışan masrafı belgesiyle bildirir, onaylanan tutar kendisine iade edilir ve belge muhasebeye gider.
Hangi belge?
Güncel fatura düzenleme sınırı mevzuat sayfasında yer alır. Sınırı aşan bir harcamanın fişle belgelenmesi, giderin kabulünde ve KDV indiriminde sorun yaratabilir.
| Belge | Ne zaman |
|---|---|
| e-Fatura / e-Arşiv fatura | Fatura sınırını aşan alımlarda; mümkünse tüm alımlarda. Şirket unvanı ve VKN yazılmalı. |
| ÖKC (yazar kasa) fişi | Fatura sınırının altındaki perakende alımlar. |
| Gider pusulası | Vergiden muaf esnaftan yapılan alımlar; stopaj gerekebilir. |
| Serbest meslek makbuzu | Avukat, danışman gibi serbest meslek hizmetleri. |
Adım adım
Masrafı harcama günü kaydetmek, ay sonunda kaybolan fişleri ve toplu bildirimi önler.
- Belgeyi al: fatura sınırının üstündeyse satıcıdan şirket adına fatura iste.
- Masrafı bildir: tarih, tutar, KDV, kategori ve iş amacını yaz, belgenin fotoğrafını ekle.
- Onayla: yönetici işle ilgisini ve masraf politikasına uygunluğunu kontrol eder.
- Muhasebeye ilet: belge, form ve onay kaydı muhasebeciye gider; gider ve KDV hesabına işlenir.
- İade et: onaylanan tutar çalışana ödenir.
- Sakla: defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen yıldan başlayarak 5 yıl saklanır (VUK md. 253).
Masraf iadesi ücret sayılır mı?
Belgeyle işle ilgili olduğu gösterilen bir harcamanın iadesi, çalışana hizmet karşılığı yapılan bir ödeme değildir. Ödemeye verilen ad ise tek başına belirleyici değildir: belgesiz ya da her ay sabit ödenen tutarlar ücret sayılabilir ve vergi ile SGK açısından ayrıca değerlendirilir.
Yemek ve yol için ayrıca günlük istisna tutarları vardır; değerlendirmeyi mali müşavirinle yap.
KDV indirilebilir mi?
Fatura ve fatura yerine geçen belgelerde (ÖKC fişi dahil) ayrıca gösterilen KDV, işle ilgili harcamalarda genellikle indirilebilir. Binek otomobillerle ilgili harcamalar gibi bazı kalemlerde KDV indirimi ve gider yazımı sınırlıdır; hangi harcamada ne kadar indirilebileceğini mali müşavirinle kontrol et.
Sık sorulanlar
Fiş gider yazılır mı?
Fatura sınırının altındaki işle ilgili harcamalarda ÖKC fişi gider belgesi olarak kullanılabilir.
Kredi kartı slipi yeterli mi?
Slip ödemenin kanıtıdır, satış belgesi değildir. Ayrıca fiş ya da fatura gerekir.
Termal fiş silinirse ne olur?
Termal fişler zamanla silinir. Fişin okunur bir fotoğrafını ya da taramasını saklamak içeriği korur; belgenin aslının da saklanması önerilir.
Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ya da mali görüş yerine geçmez. Mevzuatın güncel hâlini resmî kaynaklardan kontrol et.